אם אתם משתמשים בתיבת הדואר האלקטרוני של ג'ימייל כחלק מההתנהלות העסקית שלכם, ואין לכם חתימה מושקעת הכוללת את פרטי ההתקשרות שלכם והלוגו שלכם, אתם מפסידים לקוחות וכסף. נקודה.
נתקלנו כבר בכמה מקרים שבהם פנו לקוחות חדשים, אשר השיגו את פרטי ההתקשרות של העסק מתחתית של מייל שנשלח אליהם. לכן, בכל מייל שאנו שולחים מהחברה, גם אם מדובר במייל לצרכים פרטיים בלבד, יש בתחתית המייל חתימה הכוללת את השם, את פרטי העסק שלנו, את האתר שלנו ואת דרכי התקשרות. כאשר מישהו מעביר מייל שקיבל מאיתנו, בין אם זו הצעת מחיר או סתם שיתוף של סרטון מעורר השראה ששלחנו לחבר, אנשים חדשים נחשפים לפרטי ההתקשרות שלנו ולחברה, וביניהם כמובן גם לקוחות פוטנציאליים.
כמו שזה קורה לנו, אין שום סיבה בעולם שזה לא יקרה גם לך, אבל כדי שזה יקרה, אתה צריך חתימה מרשימה ומקצועית, שתיצור עבורך את הרושם הראשוני האיכותי ביותר, ושתפתח עבורך דלתות שאפילו לא ידעת שקיימות.
בחתימה שלך כדאי לכלול בנוסף לשם, תפקיד, שם העסק ועיקרי השירותים של העסק גם את כל פרטי ההתקשרות עם העסק, כולל כתובת אימייל, טלפון, פקס, כתובת דואר, קישור לערוץ היוטיוב, קישור לפרופיל עסקי בפייסבוק וכל קישור אחר אשר עשוי לסייע ללקוחות פוטנציאליים לתקשר איתך. חשוב כמובן גם לבדוק שהכל הוקלד נכון, כדי שלא נפספס לקוח בעתיד…
מוכנים? אז… קדימה, חתימה טובה
במדריך הבא נסביר כיצד לעצב חתימה מותאמת אישית לדוא"ל שלכם ב- 10 צעדים פשוטים.
הנה התוצאה הסופית >>
ועכשיו למדריך:
1 – היכנסו לתיבת הדוא"ל, לחצו על החץ הקטן שנמצא ליד גלגל השיניים המופיע בצד שמאל של המסך ובחרו באפשרות "הגדרות".
2 – בתוך ממשק הניהול של הגדרות חשבון יש מספר אפשרויות, וודאו שאתם נמצאים באפשרות "כללי" וגללו את המסך מטה עד שתגיעו לאזור "חתימה".
3 – אם אתם משתמשים במספר חשבונות דוא"ל ג'ימייל המחוברים לאותו החשבון (הסבר על חיבור מספר חשבונות במדריך הבא) עליכם לבחור את כתובת הדוא"ל עבורה אתם מעוניינים להתאים את העיצוב החדש.
4 – כעת הקלידו בתוך החלונית את הפרטים שאתם מעוניינים שיופיעו בחתימה, פרטים כמו שם, תפקיד, שם החברה, טלפונים ליצירת קשר, פקס, וכמובן כתובת האתר ועמוד הפייסבוק העסקי שלכם.
5 – על מנת להוסיף קישורים מותאמים אישית לחתימה, למשל אם הוספתם את הטקסט "חפשו אותנו בפיסבוק" ואתם מעוניינים שבלחיצה על הטקסט הגולש יופנה לעמוד הפייסבוק האישי שלכם, סמנו את הטקסט ולחצו על האייקון של השרשרת שנמצא בחלק העליון של החלונית, כאן כל שעליכם לעשות הוא להכניס את הקישור הישיר לעמוד הפייסבוק.
6 – הוספת תמונת הלוגו העסקי שלכם לחתימה
אנו ממליצים לכל עסק למתג את עצמו באמצעות לוגו מעוצב המשקף את תמצית הפעילות העסקית שלו. אם אין לכם לוגו או שאתם לא מרוצים ממנו, אנו ממליצים לכם לפנות לסטודיו לעיצוב גרפי על מנת שיעצב לכם לוגו שייצג נאמנה את העסק או החברה שלכם. על החשיבות בעיצוב לוגו ועל כללים בעיצוב לוגו לעסק קטן תוכלו לקרוא כאן
בכל מקרה אנו ממליצים להוסיף רק את הלוגו לעיצוב החתימה, ואת שאר הפרטים להוסיף באמצעות עורך הטקסט (כפי שראינו בשלב 4 של ההדרכה) מהסיבה הפשוטה שבאופן זה עדכון והחלפת הפרטים תהיה קלה ומהירה יותר עבורכם. בנוסף תוכלו להשתמש באותה התמונה עבור עובדים אחרים המועסקים אצלכם בחברה, מבלי הצורך להיעזר במעצב הגרפי על מנת שיעדכן עבורכם את הפרטים.
ובכן, על מנת להוסיף תמונת לוגו לחתימה, בשלב ראשון יש להעלות אותה לשרת אחסון כלשהו. אם אתם לא עוסקים בבניית אתרים, זה בטח נשמע כמו סינית עבורכם, אבל גם לאלו מביניכם שלא עוסקים בבניית אתרים, יש פתרון – היכנסו לאחד מהאתרים ברשת שמציעים שרותי אחסון לתמונות בחינם, אנו ממליצים על האתר הזה:
http://photobucket.com/
אתר ותיק ואמין שדואג לגיבוי ותחזוקה שוטפת של השרתים שלו, כך שהסיכוי שהתמונה תעלם פתאום מהשרת אפסי.
לאחר ביצוע ההרשמה לאתר (ניתן להירשם באופן מהיר גם דרך חשבון הפייסבוק), לחצו על כפתור העלאה (upload) והעלו את התמונה מהמחשב האישי שלכם. בהמשך התהליך עליכם לקבל את כתובת הקישור לתמונה, חפשו את הכתובת המיועדת לתיבות הדוא"ל והעתיקו אותה.
שימו ♥: אם לא קיבלתם את הלוגו בחלונית התצוגה המקדימה שלכם, נסו להעתיק את כתובת התמונה Direct שהתקבלה בטבלה שלפניכם ולהדביקה במקום המתאים.
טיפ: לפני שמעלים את התמונה ודאו שהיא בגודל ובפורמט המתאים, מקובל שתמונות חתימה מעוצבות בצורה אנכית, אם אין לכם תמונה כזו, רצוי להיעזר בשרותיו של מעצב גרפי על מנת להתאים אותה.
7 – כעת חזרו להגדרות החתימה בתיבת הג'ימייל שלכם, עמדו עם הסמן (הקו המהבהב) במקום בו אתם מעוניינים להוסיף את תמונת הלוגו, ולחצו על אייקון התמונה בשורת המשימות, בחלק העליון של החלון, יפתח לכם חלון הוספת תמונה, במלבן הריק הדביקו את הקישור שזה עתה קיבלתם משרת האחסון.
אם כתובת האתר שלכם נכונה, תראו תצוגה מקדימה של התמונה כאן. הצגת תמונות גדולות עשויה לדרוש מספר דקות.
8 – בצעו שינויים והתאמות בטקסט, גודל, הדגשות, צבע וכו, כאשר כמובן מומלץ להשאיר את החתימה פורמלית עד כמה שניתן, אם כי אופי החתימה תלוי מאוד באופי העסק שלכם.
הנה החתימה הסופית:
9 – חשוב! אחרי שביצעתם את כל התהליך של עיצוב חתימה – זכרו לשמור את השינויים, גללו את המסך עד למטה ולחצו על כתפור "שמור שינויים".
10 – מומלץ לשלוח לעצמכם מייל ניסיון כדי לבדוק שאכן כל הקישורים עובדים, שהתמונה מוצגת באופן הרצוי ושכל הפרטים נכונים.
